Umsetzung der E-Akte im Kreis Coesfeld

Mit Einführung der elektronischen Akte (sogenannte E-Akte) für insgesamt 250 Mitarbeitende in den Jobcentern und den Sozialämtern haben der Kreis und die kreisangehörigen Kommunen gute Fortschritte bei der Digitalisierung gemacht: Erfolgreich wurde unter Federführung des Kreises bereits zum 01.07.2021 in allen Jobcentern im Kreisgebiet und zum 01.02.2022 auch für alle existenzsichernden oder pflegerischen Sozialleistungen auf die elektronische Aktenführung umgestellt. „Die E-Akte ist ein wichtiger Meilenstein für die Digitalisierung der Verwaltungsarbeit“, erläutert Detlef Schütt, Sozialdezernent des Kreises Coesfeld – und ergänzt: „Sie ist die Basis für eine digitale Organisation der Geschäftsabschlüsse, aber auch für eine künftige digitale Kommunikation.“

Insgesamt werden mehr als 10.000 Akten elektronisch statt auf Papier geführt. „Dank engagierter und intensiver Zusammenarbeit von zwölf Fachämtern der Städte und Gemeinden sowie des Kreises Coesfeld und dem Rechenzentrum citeq, konnten wir dieses interkommunale Projekt innerhalb von einem Jahr umsetzen“, so Schütt. Unabhängig vom jeweiligen Ort können die zuständigen Stellen nun auf benötigte Aktenteile zugreifen – der früher notwendige Versand von Papierakten entfällt.

Für Betroffene ist seit rund einem halben Jahr bereits ein Unterschied spürbar: Originalunterlagen können nach dem Einscannen direkt wieder mitgenommen und weitere Dokumente auch per E-Mail übermittelt werden. „Unterlagen können jetzt von verschiedenen Stellen gleichzeitig bearbeitet werden. Damit profitieren auch die Bürgerinnen und Bürger von der Umstellung auf die E-Akte“, erklärt Stefan Schenk, Abteilungsleiter Soziales und Jobcenter beim Kreis. Um zu gewährleisten, dass staatliche Leistungsangebote unabhängig von Alter, Herkunft oder Bildungsgrad für alle erreichbar sind, werden gerade bei den Sozialverwaltungen künftig auch physische Angebote bestehen bleiben. Falls Bürgerinnen und Bürger digitale Angebote nicht nutzen können oder wollen, werden papiergebundene Unterlagen durch die jeweilige Verwaltung eingescannt und der E-Akte zugeführt.

Damit Verwaltungen und Bevölkerung unkompliziert digital und rechtssicher Informationen austauschen können, wird als nächstes der Blick auf die Entwicklung weiterer digitaler Dienstleistungen gelegt. Ziel ist, auch orts- und zeitunabhängig alle sozialen Dienstleistungen und Beratungsangebote des Kreises und der kreisangehörigen Kommunen anbieten zu können. Die Mitarbeitenden der Hilfeplanung des Jobcenters bieten in einem Pilotprojekt auf Wunsch bereits digitale Beratungsgespräche über eine Videoplattform an. Das gewährleistet als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen und gleichzeitig Kontakte zu reduzieren.