Jobcenter im Kreis Coesfeld mit neuer Technik: E-Akte verbessert Verwaltungsarbeit

Die Digitalisierung hat sich zu einer wichtigen Aufgabe der Verwaltungen insgesamt entwickelt, führt sie doch zu Arbeitserleichterung, Beschleunigung der Abläufe und mehr Transparenz. Seit Monatsbeginn verwalten die Jobcenter im Kreis Coesfeld alle Anliegen der Bürgerinnen und Bürger digital. Als Teil einer zeitgemäßen Verwaltungsarbeit werden rund 4200 Papierakten nunmehr elektronisch geführt. Hintergrund: Die öffentlichen Verwaltungen müssen bestimmte Dienstleistungen bis spätestens Ende 2022 auch online, also in digitaler Form anbieten – wie vom Land NRW vorgegeben.

Im Kreis Coesfeld arbeiten alle elf Städte und Gemeinden gemeinsam mit dem Kreis Coesfeld an der Umsetzung digitaler Themen – ein Beispiel für effektive interkommunale Zusammenarbeit. Die Kreisverwaltung hat dabei die Programmbereitstellung koordiniert. Inhalte und Funktionen des Programms, einheitliche Aktenstandards, aber auch die Zeitplanung wurden kooperativ mit den Städten und Gemeinden abgestimmt. Was die Beschaffung von Software betrifft, profitieren die Kommunen und der Kreis von Einsparungen gegenüber der Einzelbeschaffung – und davon, dass die Infrastruktur auch für andere Verwaltungsbereiche nachnutzbar ist.

Der Nutzen soll vor allem auch den Bürgerinnen und Bürgern zugutekommen, betont Stefan Schenk vom Jobcenter des Kreises. Werden Unterlagen bereits in Kopie etwa mit einem Aktenzeichen oder dem Namen versehen, ist es oft nicht nötig, persönlich zu erscheinen. Wenn Dokumente – wie zum Beispiel Urkunden, Verträge oder ähnliche Unterlagen – im Original vorgelegt werden müssen, so teilt das Jobcenter dies ausdrücklich mit. Entweder solche Dokumente werden vor Ort eingescannt und dann als Original direkt wieder ausgehändigt. Oder aber bei postalischer Übersendung werden die Originale anschließend zurückgesandt. Als weiterer Baustein soll zukünftig auch auf der Homepage eine Möglichkeit geschaffen werden, dass Bürgerinnen und Bürger ihre Dokumente hochladen können. Dies wird aber erst umgesetzt, wenn alle datenschutzrechtlichen Belange berücksichtigt werden können, erläutert Schenk – und stellt eine mittel- und langfristige Einführung in Aussicht.

Eine elektronische Bearbeitung beschleunigt die Entscheidungsfindung, da Dokumente gleichzeitig von verschiedenen Stellen bearbeitet werden können, wovon letztlich auch die Bürgerinnen und Bürger profitieren.