Erfolgreiche Digitalisierung des Jugendamtes des Kreises Coesfeld - Rückblick auf das Digitalisierungsprojekt zum Digitaltag am 7. Juni 2024

Seit 2017 verfolgte die Verwaltungsleitung des Kreises Coesfeld konsequent die Idee, das Jugendamt in einem modernen und innovativen Umfeld zu etablieren. Die Vision konkretisierte sich in der Errichtung des neuen Kreishauses V, das nicht nur durch sein offenes Konzept überzeugte, sondern auch von Anfang an auf eine papierlose Umgebung setzte - ohne Schränke, nur mit digitalen Lösungen.

Der Auftrag war klar definiert: Das Jugendamt sollte nicht nur räumlich modernisiert, sondern auch digitalisiert werden. Ideal wäre es gewesen, den Umzug ohne die Notwendigkeit von Papierakten zu vollziehen., so Dr. Linus Tepe, Kreisdirektor und Dezernent für den Bereich Digitalisierung.

Das Digitalisierungsprojekt umfasste eine Vielzahl von Maßnahmen, darunter insbesondere die Schaffung einer Schnittstelle zwischen dem genutzten Fachverfahren und dem Dokumentenmanagementsystem des Kreises Coesfeld. Wie in anderen Projekten auch, tauschte sich der Kreis Coesfeld im Zuge interkommunaler Zusammenarbeit hierbei mit anderen Kommunen aus. Dieser Erfahrungsaustausch mit unseren Partnerinnen und Partnern war sehr wertvoll und hat sich vielfach bewährt, um Hürden zu meistern und bekannte Stolpersteine zu meiden, so Landrat Dr. Christian Schulze Pellengahr mit Blick auf das Digitalisierungsprojekt. Im Juni 2018 stand das Feinkonzept zur Einrichtung der Schnittstelle. Kurz darauf wurde der Auftrag an den Verfahrenshersteller vergeben. Schon Ende August 2018 konnte ein erster Test durchgeführt werden.  

Eine weitere große Herausforderung bestand darin, insgesamt rund 1.000.000 Seiten aus den Papierakten zu scannen, wobei der Fokus sinnvollerweise auf die laufenden Fälle gerichtet war. Diesen Auftrag hat der Kreis an einen externen Dienstleister vergeben. Bereits in den Jahren 2018 und 2019 wurden wichtige Bereiche wie Kindertagespflege, wirtschaftliche Jugendhilfe, Unterhaltsvorschuss und Beistandschaften digitalisiert.

Aktenaufkleber drucken? Nicht mehr nötig! Neue Akten werden seit dem Tag der Umstellung nur noch elektronisch angelegt. Automatisch, direkt aus dem Fachverfahren heraus, berichtet eine Mitarbeiterin des Jugendamtes. Ein Schlüssel zum Erfolg ist es, die Mitarbeitenden stets mitzunehmen. So wurde für jeden Bereich zunächst eine Bestandsaufnahme durchgeführt, gemeinsam die Anforderungen definiert, durch uns geschult und anschließend evaluiert sowie ggf. nachgesteuert, erklärt Simon Wilmer, Leiter des Fachdienstes Organisation und Digitalisierung.  

Die Covid-19-Pandemie führte vorübergehend zu einer Umverteilung von Ressourcen in Richtung des Gesundheitsamtes. Ab 2021 wurde das Digitalisierungsprojekt im Jugendamt fortgesetzt, mit der Umsetzung der Bereiche Amtsvormundschaften, dem Pflegekinderdienst, der Jugendhilfe im Strafverfahren und der Adoptionsverfahren.

Zuletzt wurde 2024 der Allgemeine Soziale Dienst digitalisiert. Abschließend werden in diesem Bereich im Sommer dann noch die letzten Bestandsakten gescannt. Das Scannen der Akten planen wir bewusst mit zeitlichem Abstand zur Umstellung auf die elektronische Aktenführung. So haben die Mitarbeitenden in einer Übergangsphase die Papierakte noch im Rücken, erklärt Marcel Lütkemeier, Projektverantwortlicher.

Bernd Tübing, Leiter des Jugendamtes, zeigt sich zufrieden: Meine Mitarbeitenden wollen auf keinen Fall zurück zur Papierakte. Auch wenn nicht immer alles gleich rund läuft, die Vorteile will hier niemand mehr missen.

Die Digitalisierung des Jugendamtes des Kreises Coesfeld betrifft aber nicht nur interne Prozesse, sondern auch den direkten Kontakt zu den Bürgerinnen und Bürgern. Projekte wie Online-Anträge auf Elterngeld und Unterhaltsvorschuss sowie ein digitales Kita-Anmeldeportal wurden erfolgreich implementiert, um den Service für die Bevölkerung zu verbessern. Nach den Sommerferien können zudem Beratungen im Rahmen von Videosprechstunden angeboten werden.

Es wird betont, dass die Digitalisierung ein kontinuierlicher Prozess ist, der immer wieder an neue Anforderungen und Entwicklungen angepasst werden muss. Die Implementierung von digitalen Workflows und digitalem Posteingang sind die kommenden Schwerpunkte.

Die Bemühungen zur Digitalisierung des Jugendamtes tragen nicht nur zur Effizienz bei, sondern auch zur Verbesserung der Bürgerinteraktion. Mit einem Auge auf die Zukunft arbeitet der Kreis bereits an weiteren digitalen Lösungen, um die tägliche Arbeit noch effizienter zu gestalten.