Digitale Personalakte bewährt sich im Echtbetrieb
Schon im Mai 2020 hat sich eine aus verschiedenen Aufgabenbereichen besetzte Projektgruppe erste Gedanken zur Umstellung von einer analogen zu einer digitalen Aktenführung gemacht. Ziel war es, die aus der analogen Akte gewohnte übersichtliche Struktur in einer digitalen Akte technisch abzubilden. Darauf aufbauend wurde der Grundstein für digitale Prozesse, sogenannte Workflows, gelegt. Nachdem im Oktober 2020 die Anforderungen an die digitale Akte definiert waren, wurden diese dann mit eigenen Ressourcen technisch umgesetzt. Für die Realisierung hat der Kreis Coesfeld dabei eine wirtschaftliche Lösung gefunden, die ohne kostenträchtige externe Wartung auskommt.
Im März 2021 wurde die Digitalisierung der vorhandenen Papierakten ausgeschrieben und anschließend beauftragt. Im Mai 2021 startete die Personalabteilung dann bereits mit der digitalen Ablage von Dokumenten. Die digitalisierten Bestandsakten wurden dann Ende Dezember überführt. Dabei gewährleistet ein detailliertes Berechtigungskonzept die Datensicherheit der sensiblen Personalakten.
Die fortschreitende Digitalisierung birgt immense Verbesserungspotenziale. Eine digitale Aktenführung führt nicht nur zu einer effizienteren Arbeitsweise, sie bildet auch die Grundlage für eine Optimierung aller personalwirtschaftlichen Prozesse
, dankt Landrat Dr. Christian Schulze Pellengahr den Mitarbeitenden, die sich intensiv um die digitale Lösung gekümmert haben. Stephan Beck ergänzt: Nicht zuletzt begünstigen digitale Akten auch die Arbeit im Homeoffice, die seit Beginn der Corona-Pandemie deutlich ausgeweitet wurde.
Auf dieser Grundlage können nun viele weitere Projekte einer effizienten und arbeitserleichternden Personalbetreuung aufgebaut werden. Auch weitere Kommunen im Münsterland haben sich nach ausführlichem Erfahrungsaustausch schon interessiert gezeigt und könnten sich vorstellen, die Lösung für eigene digitale Akten zu übernehmen.